Charte du projet « Houff’Archive »

1. Objectifs du projet

   1. « Houff’Archive », dénommée « l’association » dans ce texte, est une association de fait, issue d’une fiche-action du PCDR 2014-2024 porté par la CLDR de Houffalize. L’association n’a aucun but lucratif.
   2. Le but poursuivi par l’association est de réunir, préserver et partager des documents photographiques (photos, dias, négatifs, …) ou documents écrits (lettres, manuscrits, imprimés, …) ainsi que des témoignages représentant la richesse de notre patrimoine régional (documents sonores, vidéos, …), de constituer un support à la mémoire collective de notre région et de favoriser les échanges de connaissance et d’information à son échelle.
   3. Ce caractère régional, ou un lien avec celui-ci, est la condition requise même si Houff’Archive pourra accueillir les informations qui dépassent ce cadre territorial.
   4. Ces documents seront numérisés à des fins de conservation du contenu.

2. La Charte du projet

   1. Cette charte décrit l’esprit et la forme de cette action. Elle sera signée par toute personne désirant s’engager dans le projet.
   2. La Charte est sous la responsabilité du Comité d’Organisation du projet Houff’Archive qui se réunira au minimum une fois l’an pour assurer le suivi du projet. Elle peut être adaptée au besoin par ce Comité, qui fonctionne de manière démocratique, toutes les décisions étant prises à la majorité des voix des membres présents, quel que soit leur nombre, après convocation préalable au moins 15 jours à l’avance, indiquant le souhait de modification de la Charte.

3. Le Comité d’Organisation

   1. Le Comité d’Organisation de l’association est constitué des membres fondateurs (liste en annexe) et des personnes qui se sentent motivées par le projet et ont manifesté le souhait de participer régulièrement aux réunions et aux activités de collecte et de restitution de l’association. Il comportera également une personnalité politique désignée par le Conseil communal.
   2. Le Comité veillera, autant que faire se peut, à réunir des représentants de l’ensemble des localités concernés par le projet. Les membres constituent les relais locaux du projet, de sa promotion, de l’information et de la formation;
   3. Les fonctions du Comité de l’association sont :
      1. Le suivi de l’évolution du projet, à savoir déceler les manques à combler, réunir les conditions de développement, répondre aux besoins qui apparaissent ;
      2. La gestion du stockage des documents; le contrôle du respect des exigences légales accompagnant la publication d’écrits, de photos, de vidéos, d’enregistrements, d’interviews, tant en ce qui concerne le droit à l’image, au respect de la vie privée, que des droits d’auteurs. Des formulaires d’autorisation de publication en cas d’interview ou de prises de vues ainsi qu’une convention de témoignage oral seront disponibles
      3. De veiller à constituer une liste de personnes ressources du projet au sein de chaque village et partenaire.
      4. En cas de non consensus entre les participants du projet, le Comité d’Organisation arbitrera les décisions à prendre ;
      5. L’évaluation continue du projet ;

4. Collecte des documents

   1. Les documents ou archives personnelles forment des collections cohérentes ou jugées comme telles de l’association.
   2. En cas de dissolution de l’association, ces collections pourront être déposées ou données, pour la pérennité de leur préservation, à une institution patrimoniale dont c’est la mission (musée, archives nationales ou régionales, …).
   3. Tout document sera identifié (identifiant unique + fiche de description)
   4. Les droits d’auteur seront respectés et pourront faire l’objet d’un contrat entre prêteur et l’association.
   5. En cas de prêt (pour numérisation, exposition, …), les documents feront l’objet d’un accord entre le prêteur et l’association, accord établissant la date et les modalités de retour du document et la conservation pendant l’emprunt.

5. Don et dépôt

   1. Les documents peuvent être donnés ou mis en dépot à l’association. Ces documents feront l’objet d’un contrat entre le donateur et l’association définissant les questions de reproduction et de diffusion. Un inventaire (identification + description) sera fait.
   2. La constitution d’une collection par don ou par dépôt n’empêchera pas sa numérisation.

6. Utilisation des documents collectés

   1. En aucun cas, les documents récoltés par le projet « Houff’Archive » ne pourront faire l’objet d’une utilisation dans un but commercial quelconque. Il n’y aura aucune utilisation des documents à titre personnel, sauf accord préalable du Comité d’Organisation.

7. Diffusion des documents collectés

   1. L’association ayant pour mission la diffusion de la connaissance, elle sera particulièrement attentive à la communication des collections. Une fois inventoriées et décrites, les collections ne dormiront pas sur un disque dur mais pourront être consultées au centre de documentation de l’association, exposées au public ou consultables via le site Internet de l’association.
   2. La diffusion du patrimoine collecté peut se faire de différentes façons
      1. Exposition
      2. Site Internet qui constituera la mémoire virtuelle de l’association. Ce site et les documents y reportés feront l’objet de conditions d’utilisation à définir/définis ci-après.
   3. Engagement des contributeurs au projet
      1. Un contributeur est une personne, membre de l’association ou non, qui apportera son aide dans la collecte des documents, au nom de l’association. Dans le cas ou cette personne ne ferait pas partie de l’association, elle devra cependant être mandatée par elle pour agir en son nom.
      2. Les contributeurs s’engagent à respecter l’esprit des objectifs de récolte, de préservation et de diffusion du projet « Houff’Archive ».
      3. Ils s’engagent également à suivre les recommandations éditées pour la collecte des documents (fiche de description, respect du prêteur, des documents, etc.).
      4. Le contributeur s’engage à ne pas garder pour lui-même ou pour une tierce personne, sauf accord préalable du C.O., le matériel collecté.
      5. Tout contributeur au projet qui ne respecterait pas la déontologie de la Charte, ses objectifs et son esprit pourrait se faire exclure de l’association sur décision du Comité d’Organisation.

 

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